Bewertung von Hybridakten am Beispiel des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft (SMUL)

Abstract

Die Transferarbeit analysiert die Sachakten des Sächsischen Staatsministeriums für Umwelt und Landwirtschaft innerhalb des elektronischen Vorgangsbearbeitungssystems auf ihre hybriden Bestandteile, um Bewertungsvorschläge zu erarbeiten. Dafür wurden die Metadaten des VBS VIS.SAX für den Zeitraum 2006 bis 2014 und 50 Stichproben ausgewertet, Gespräche geführt sowie verwaltungsinterne Vorschriften und Quellen herangezogen. Im Ergebnis konnten drei Hybridaktentypen erkannt werden: Erstens die E-Akte mit Restpapierbestandteil aufgrund von nicht scanbaren Bestandteilen, zweitens die führende Papierakte mit elektronischen Datenträgern sowie drittens die unvollständige führende Papierakte in Kombination mit unvollständiger E-Akte. Weiterhin existieren parallele Akten und E-Akten. Als problematisch erwies sich die Erkennung von Hybridakten, weshalb keine Quantifizierung vorgenommen werden konnte. Die Bewertungsempfehlung enthält deswegen einen Vorschlag zur Überarbeitung der Metadaten und wägt die verschiedenen Möglichkeiten bei der Übernahme von E-Akten, Papier- und/oder Hybridakten gegeneinander ab. - (Transferarbeit des 50. wissenschaftlichen Lehrgangs an der Archivschule Marburg)